Działalność gospodarcza, tym bardziej ta, oparta na dostarczaniu towaru na termin, związana jest z udzielaniem kredytu kupieckiego. Nie jest to nic innego, jak po prostu finansowanie działalności gospodarczej Twojego kontrahenta.
Zachodzi jednak obawa, że działania zmierzające do kredytowania działalności gospodarczej Twojego kontrahenta mogą spowodować pewne zachwiania stanu finansowego Twojej firmy. Twoje działania powinny, a wręcz muszą zmierzać do ograniczania ewentualnego ryzyka z tym związanego.
Ryzyko to może mieć przeważnie miejsce, gdy udzielane przez Ciebie kredyty kupieckie są po prostu „złymi kredytami” tzn. są to takie kredyty, które nie zostaną nigdy spłacone lub są spłacane z bardzo dużym opóźnieniem. Aby zapanować nad tym problemem powinieneś (raczej musisz) prowadzić tzw. pełną dokumentację dotyczącą współpracy z Twoimi kontrahentami. Niewątpliwie pomoże Ci to – w razie zbliżających się pewnych trudności w spłacie (np. światowy kryzysJ) – podjąć wręcz natychmiastowe działania, które ochronią Twoje interesy.
Ja osobiście zawsze „stawiałem” na jak najlepszą jakość zbieranych informacji o przyszłym i obecnym kontrahencie. Bywało przecież tak, że nie raz miałem okazję docenić zebrany przez siebie materiał na temat kontrahenta. To jest niewątpliwie podstawowe narzędzie prowadzące do zminimalizowania ewentualnych strat, które mogą mieć miejsce podczas braku zapłaty za sprzedany towar.
Oczywiście wszelkie zebrane informacje muszą być zapisywane, a co za tym idzie powinny być dostępne dla innych osób czy wręcz działów w Twojej firmie będących związane ze współpracą z tym kontrahentem.
Niestety, ale prowadzenie dokumentacji związanej ze współpracą z danym kontrahentem powinno być tak czynione, aby w każdym stadium współpracy z nim (z kontrahentem) można było wytoczyć powództwo przeciwko niemu (oczywiście wtedy, gdy zajdzie taka potrzeba).
Odradzam oczywiście prowadzenie dwóch baz danych kontrahentów naraz – oddzielnie dla jednego działu i oddzielnie dla innego. Działania zmierzające do zbierania informacji na temat kontrahenta, z którym aktualnie współpracuje Twoja firma powinny być spójne. Gotową już bazę danych o kontrahencie powinien prowadzić np. dział finansowy lub wręcz windykacyjny. Przecież to one powinny niejako decydować o nawiązaniu lub nie współpracy z danym kontrahentem, to oni udzielają, albo nie kredytu kupieckiego. Natomiast przedstawiciele handlowi współpracujący już z tym kontrahentem powinni aktualizować na bieżąco tę bazę danych.
Należy pamiętać, że wprowadzenie odpowiedniej procedury daje firmie bardzo duże możliwości w zabezpieczaniu swoich umów kontraktacyjnych, a także w udzieleniu odpowiedzi na podstawowe pytanie, na jaką skalę można podjąć współpracę z danym kontrahentem?
Podejmowane kroki to również (a może przede wszystkim) szerokie możliwości w skutecznym odzyskiwaniu należności. Często miałem do czynienia z firmami, które mimo wszystko podejmowały odważne decyzje dotyczące wprowadzenia procedury windykacyjnej i dawało to im solidne zabezpieczenie przed nieuczciwymi kontrahentami. Ponadto tym sposobem poważnie obniżały ilość nie spłacanych faktur.
Potwierdza się stara prawda – trochę pracy, a efekty wręcz szokujące.
